تطوير نظام إدارة المشاريع

المشروع يتعثر بهدوء قبل أن يعلن أحد ذلك بوقت طويل

تطوير أنظمة إدارة المشاريع هو بناء برنامج يجعل حالة المشروع مرئية بينما لا يزال هناك وقت للتصرف.

التأخير لا يقع فجأة تقريبًا. مهمة تتأخر أيامًا، فتنتظرها مهمة معتمدة عليها، ولا تُسمّى المشكلة إلا حين يحل الموعد ولا يمكن تأجيله.

تبني وينك أنظمة إدارة مشاريع ترفع الشفافية وتقلل التأخير وتساعد على تسليم المشاريع في وقتها وضمن ميزانيتها.

ما الذي يديره نظام المشاريع من وينك

تطور وينك أنظمة إدارة مشاريع تغطي التخطيط والتنفيذ والتقارير في بيئة عمل واحدة.

• تخطيط المشاريع
• إدارة المهام
• التعاون بين الفرق
• توزيع الموارد
• الجداول الزمنية
• المراحل الرئيسية Milestones
• مخططات جانت Gantt Charts
• لوحات Kanban
• إدارة الملفات ومشاركتها
• سير الموافقات
• تتبع الميزانيات
• إدارة المخاطر
• لوحات التقارير
• الإشعارات
• أتمتة سير العمل

رؤيتان للخطة نفسها لأن الفرق تعمل بطرق مختلفة

توفر وينك مخططات جانت ولوحات Kanban معًا، لأن كلًا منهما يجيب عن سؤال مختلف عن المشروع نفسه.

مخطط جانت يعرض التسلسل والاعتمادية، وهو ما يحتاج العميل أو الراعي رؤيته. ولوحة Kanban تعرض ما هو قيد التنفيذ الآن، وهو ما يحتاجه المنفذون.

وإجبار فريق على استخدام رؤية الطرف الآخر هو أشهر سبب لتوقف تحديث أي أداة مشاريع.

توزيع الموارد يكشف القيد الحقيقي

تبني وينك توزيع الموارد لتُقاس الخطة مقابل الأشخاص المتاحين لتنفيذها.

معظم الجداول تُبنى وكأن كل شخص متفرغ. فيظهر الشخص الخبير نفسه في أربعة مشاريع في الأسبوع ذاته، ولا تكشف أي خطة منفردة ذلك.

والتوزيع يجعل التعارض مرئيًا في مرحلة التخطيط، وهي النقطة الوحيدة التي يكون حله فيها رخيصًا.

تتبع الميزانية يحوّل المشروع إلى كيان تجاري

تبني وينك تتبع الميزانيات داخل النظام ليكون الجهد والتكلفة مرئيين بجوار نسبة الإنجاز.

فالمشروع الملتزم بالجدول والمتجاوز للميزانية ليس على المسار، وتقرير حالة يعرض نسبة الإنجاز وحدها لا يستطيع قول ذلك.

وتقع إدارة المخاطر بجواره، فتسجّل ما قد يحدث بينما لا يزال ممكنًا التخطيط له بدل الاستجابة له.

التعاون يحل محل اجتماع التحديث

تبني وينك التعاون بين الفرق وإدارة الملفات ومشاركتها والإشعارات داخل النظام ليُسجَّل التقدم لحظة حدوثه.

اجتماع الحالة الأسبوعي قائم أساسًا لجمع معلومات ينبغي أن يحملها النظام. وحين يحملها فعلًا يتحول الاجتماع إلى اجتماع قرار.

ويحمل سير الموافقات والإشعارات الأجزاء التي تحتاج إنسانًا، وتلك وحدها.

تبني وينك لوحات تحكم قابلة للتخصيص وتحليلات للمشاريع وتقارير تقدم ومتابعة أحمال العمل ومؤشرات أداء.

ومتابعة أحمال العمل هي أكثر التقارير استخدامًا لدى المديرين، لأن الحمل الزائد سبب التأخير أكثر بكثير من ضعف القدرة.

ربط المشاريع ببقية أنظمة الشركة

تربط وينك أنظمة إدارة المشاريع بأنظمة ERP وCRM وأنظمة الموارد البشرية وبرامج المحاسبة والخدمات السحابية وأدوات التواصل والتقويمات وتطبيقات الجوال والـ APIs.

وربط المحاسبة هو ما يجعل تتبع الميزانية حقيقيًا، لأن ميزانية تُقارن بالإنفاق المقدّر لا الفعلي تكون توقعًا يرتدي ثوب تقرير.

لمن تصلح خدمة تطوير نظام إدارة المشاريع

• الوكالات وشركات الخدمات التي تنفذ مشاريع عملاء بالتوازي
• شركات المقاولات والهندسة التي تنسق المراحل ومقاولي الباطن
• فرق التسويق التي تدير حملات بمواعيد متعددة متحركة
• الفرق البرمجية التي تحتاج خارطة طريق ولوحة عمل معًا
• أي جهة تعيش حالة مشاريعها اليوم داخل اجتماع أسبوعي

بماذا ترتبط هذه الخدمة

نظام المشاريع من أنظمة التعاون داخل تطوير أنظمة الأعمال، ويستمد بيانات الأشخاص من نظام إدارة الموارد البشرية.

والجهات التي تكون عمليتها أخص من أي أداة جاهزة تنتقل عادةً إلى تطوير برمجيات الأعمال المخصصة، بينما تزيل أتمتة الأعمال الخطوات المتكررة حول المشروع نفسه.

من أين تبدأ

أخبرنا كم مشروعًا يعمل لديك في الوقت نفسه وكيف تعرف اليوم أن أحدها يتأخر. الإجابة الثانية أكثر كشفًا عادةً.