أتمتة سير العمل

العمل الذي يقع بين الإدارات

أتمتة سير العمل تتولى العمل الذي لا يخص إدارة بعينها، وهو الموضع الذي تعيش فيه أغلب حالات التأخير داخل الشركات.

لكل فريق نظامه الخاص، وكل نظام منها سليم بمفرده غالبًا. لكن التأخير يظهر في المسافة بينها، حين يغادر الطلب فريقًا وينتظر أن ينتبه إليه الفريق التالي.

ولأن هذه المسافة بلا مالك، لا يُحاسب عليها أحد.

ما هو سير العمل عمليًا

سير العمل هو المسار المحدد الذي تسلكه المهمة، ويشمل من يتعامل معها، وبأي ترتيب، وماذا يحدث حين تتوقف.

• محفّز يبدأ العملية
• مسار يحدد من يستلمها
• قاعدة لما يحدث إذا لم يُتخذ إجراء
• سجل لما جرى في كل خطوة
• نهاية محددة تُغلق بها المهمة بدل تركها معلقة

أغلب العمليات لديها العنصران الأولان بالفعل، والأتمتة هي التي توفر الثلاثة الأخيرة.

ما الذي نؤتمته في طبقة سير العمل

نصمم وننفذ مسارات عمل تربط الإدارات وتلغي التسليم اليدوي بينها.

• توجيه الموافقات بين الفرق والمستويات الإدارية
• توزيع المهام وتحديد المسؤول
• الإشعارات والتنبيهات التلقائية
• توجيه المستندات
• إنشاء التقارير
• التكامل مع الأنظمة التي تعمل بها شركتك

التوجيه والمسؤولية والتصعيد

التوجيه والمسؤولية والتصعيد هي القواعد الثلاث التي تحدد ما إذا كانت العملية ستنتهي في موعدها.

التوجيه يرسل العمل إلى الشخص الصحيح حسب الدور لا حسب الاسم، فتستمر العملية رغم تغير الموظفين.

والتصعيد يحدد ما يحدث حين ينتظر العمل أكثر من اللازم، وهي القاعدة الغائبة تمامًا عن أغلب العمليات اليدوية.

الإدارات التي يعبرها مسار واحد

تنطبق أتمتة سير العمل على المجالات التشغيلية التي ينتقل فيها العمل بين الأيدي.

• عمليات الموارد البشرية
• مسارات المبيعات
• خدمة العملاء
• الموافقات المالية
• عمليات المشتريات
• إدارة المخزون
• إدارة المشاريع
• توجيه المستندات والعمليات الداخلية

توحيد العملية أهم من تسريعها

التوحيد هو الفائدة التي تبقى بعد الوقت الموفَّر، لأن العملية التي تسير بالطريقة نفسها في كل مرة يمكن قياسها وتعليمها وتحسينها.

وحين يتعامل كل مدير مع الطلب بطريقة مختلفة قليلًا، لا يوجد أساس للمقارنة، ويصبح أي تحسين مجرد رأي.

أما بعد تثبيت المسار فيظهر التأخير كرقم لا كشكوى.

كيف تلتقي الأتمتة ببرامجك الحالية

أتمتة سير العمل مبنية على ربط الأنظمة التي تعمل بها بالفعل لا على استبدال أي منها.

وهذا هو الفارق العملي بين أتمتة مسار عمل وشراء منصة جديدة: طبقة سير العمل تمتد فوق أدواتك الحالية وتنقل العمل بينها.

كيف تختار أول عملية للأتمتة

أول عملية تستحق الأتمتة هي عملية عالية التكرار، محكومة بقواعد واضحة، وتُنفَّذ يدويًا اليوم.

التكرار يجعل التوفير متجددًا، والقواعد الواضحة تجعل القرارات قابلة للتعريف، والتنفيذ اليدوي يعني وجود ما يمكن إلغاؤه.

أما عملية تتكرر مرتين سنويًا أو تحتاج إلى تقدير بشري في كل خطوة فليست نقطة بداية مناسبة مهما كانت مزعجة.

ما الذي نبدأ به

نوثّق حركة العمل الحالية عبر الفرق التي يمر بها قبل اقتراح أي مسار.

ويكشف هذا التوثيق الشيء نفسه غالبًا: التأخير ليس داخل أي إدارة، بل في التسليم بين إدارتين.

ومن هناك ننفذ العملية الأعلى تكرارًا أولًا ثم نربط العمليات المجاورة بها، ضمن خدمة أتمتة الأعمال وإلى جانب أتمتة إدارة علاقات العملاء، ومع تطوير أنظمة الأعمال عند الحاجة إلى أدوات داخلية جديدة.