أتمتة إدارة المستندات
نوفر حلول أتمتة إدارة المستندات لمساعدة الشركات على تنظيم الملفات، وأرشفتها، وإدارة الموافقات، وتتبع المستندات، وتأمينها ضمن نظام رقمي متكامل.
التكلفة الحقيقية لمستند لا يستطيع أحد الوصول إليه
أتمتة إدارة المستندات تلغي البحث وإعادة الإنشاء وإعادة الاعتماد التي تحدث حين تعجز الشركة عن الوصول إلى أوراقها.
التكلفة نادرًا ما تكون في الملف المفقود نفسه. بل في الساعة التي تُقضى في البحث، والقرار المؤجل ريثما ينتهي البحث، والنسخة الثانية التي يعيد أحدهم إنشاءها لأن البحث طال.
وحين توجد نسختان، لا أحد يعرف على وجه اليقين أيهما المعتمدة.
ثلاث وظائف يجب أن يؤديها نظام المستندات
لأتمتة إدارة المستندات ثلاث وظائف منفصلة، والحفظ اليدوي لا ينجح عادة إلا في الأولى.
- الوصول: استرجاع أي مستند خلال ثوانٍ لمن يملك صلاحية الاطلاع
- الإثبات: سجل دائم لمن اعتمد وماذا اعتمد ومتى
- الحماية: تقييد الوصول للأشخاص المخولين دون فقد أو استبدال
المجلد المشترك يؤدي الوظيفة الأولى بصعوبة ولا يؤدي الأخريين إطلاقًا.
ما الذي نؤتمته في التعامل مع المستندات
نؤتمت المسار الكامل للمستند من لحظة إنشائه حتى حفظه الآمن.
- إنشاء المستندات والأرشفة الرقمية
- الموافقات وتوجيه المستندات
- ضبط الإصدارات
- مشاركة الملفات والبحث والاسترجاع
- التوقيع الرقمي
- صلاحيات الوصول وإشعارات سير العمل
- إدارة الامتثال
- التخزين السحابي الآمن
كيف يعمل ضبط الإصدارات مع الموافقات
ضبط الإصدارات وتوجيه الموافقات يعالجان المشكلة نفسها من اتجاهين متقابلين.
ضبط الإصدارات يضمن وجود مستند واحد ساري ومعه تاريخه، فلا تصبح النسخة المحفوظة على جهاز أحد الموظفين هي المرجع.
ثم يربط توجيه الموافقات سجلًا بهذا الإصدار يحدد من وقّع، وبأي ترتيب، وفي أي تاريخ.
ما الذي يحل التوقيع الرقمي محله
التوقيع الرقمي يحل محل دورة الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي والإرسال التي تضيف أيامًا إلى أي اتفاق روتيني.
- إلغاء التداول الورقي في الاعتمادات الاعتيادية
- ارتباط التوقيع بإصدار المستند الذي اعتمده تحديدًا
- ختم زمني لا يعتمد على ذاكرة أحد
- التوقيع عن بُعد، فلا تعطل المسافة إبرام الاتفاقات
الصلاحيات وسجل المراجعة
صلاحيات الوصول تحدد من يفتح المستند أو يعدّله أو يشاركه، بينما يسجل سجل المراجعة ما حدث فعليًا.
وهما معًا يجيبان عن السؤال الذي تطرحه كل مراجعة امتثال في النهاية: من كان لديه صلاحية الوصول، وماذا فعل بها.
ارتباط المستندات ببقية أنظمة الشركة
ترتبط أتمتة إدارة المستندات بالأنظمة التي تنتج مستنداتك وتستهلكها.
- أنظمة ERP وبرامج الحسابات
- منصات CRM
- أنظمة الموارد البشرية
- مزودو التخزين السحابي
- Microsoft 365 وGoogle Workspace
- التطبيقات المؤسسية الأخرى
تناسب الأعمال كثيفة العقود ومتعددة الفروع
تظهر جدوى الخدمة أسرع ما يكون حين تحمل المستندات التزامات قانونية أو تعاقدية.
يشمل ذلك الأنشطة القائمة على العقود، والعمليات الموزعة على عدة فروع تحتاج إلى تطبيق السياسة نفسها في كل موقع، وأي شركة تخضع لمراجعات أو تدقيق.
وحين تكون هذه المستندات ملفات موظفين وعقودًا، تتولى أتمتة الموارد البشرية العمليات المنتجة لها، وحين تكون فواتير وأوامر شراء تقوم أتمتة العمليات المالية والمحاسبية بالدور نفسه، وكلاهما ضمن خدمة أتمتة الأعمال.
كيف يبدأ مشروع المستندات
نبدأ بتتبع نوع واحد من المستندات من الإنشاء حتى الأرشفة قبل تصميم أي شيء.
تتبع عقد واحد أو فاتورة واحدة عبر كل يد تمر بها يكشف الموافقات ومواضع الانتظار والازدواج أسرع من أي ورشة عمل.
ويصبح هذا التتبع هو المواصفة التي ننفذ عليها.
الأسئلة الشائعة
نعم. تُحوَّل المستندات الورقية القائمة إلى سجلات رقمية قابلة للبحث مع تطبيق صلاحيات الوصول، فيصبح الأرشيف الذي تملكه متاحًا للاسترجاع بدل بقائه خارج النظام. وبعدها تدخل المستندات الجديدة تلقائيًا مع تنفيذ مسارات العمل.
يحتفظ ضبط الإصدارات بمستند واحد ساري ومعه تاريخه الكامل، فلا يبقى سؤال عن النسخة المرجعية. وتظل الإصدارات السابقة متاحة للرجوع إليها، ويوضح سجل الاعتماد أي إصدار ينطبق عليه كل توقيع.
تُضبط الصلاحيات لكل مستند أو لكل فئة، فتحدد من يفتح أو يعدّل أو يشارك. ثم يسجل سجل المراجعة ما جرى الوصول إليه فعليًا، وهذا ما يحوّل الصلاحية من إعداد إلى أمر يمكن إثباته.
نعم. يتيح التخزين السحابي الآمن الوصول إلى المستندات من أي موقع لمن تسمح له صلاحياته، وهو ما يلغي التعطيل حين يكون المعتمد خارج المقر. وتظل قواعد الصلاحيات والتسجيل سارية بغض النظر عن مكان الفتح.
لا. ترتبط الخدمة بـMicrosoft 365 وGoogle Workspace ومزودي التخزين السحابي وأنظمة ERP وCRM والموارد البشرية والحسابات بدل استبدالها. الهدف أتمتة التوجيه والتحكم حول مستنداتك لا نقل بيئة عملك بالكامل.
يسجل الأحداث التي تهم كدليل: الإنشاء والتعديلات والموافقات والتوقيعات والمشاركة والوصول، وكل حدث مرتبط بإصدار وتاريخ. وهذا ما يجعل سؤالًا يُطرح بعد شهور تُجاب عنه من السجل لا من الذاكرة.
خدمات ذات صلة
أتمتة سير العمل
نوفر حلول أتمتة سير العمل لمساعدة الشركات على تنظيم العمليات، وتقليل المهام اليدوية، وتحسين الإنتاجية، وتسريع إنجاز الأعمال.
أتمتة إدارة علاقات العملاء (CRM)
نوفر حلول أتمتة إدارة علاقات العملاء (CRM) لمساعدة الشركات على تنظيم بيانات العملاء، وأتمتة المبيعات، وتحسين المتابعة، وزيادة فرص تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء فعليين.
أتمتة الموارد البشرية
نوفر حلول أتمتة الموارد البشرية لمساعدة الشركات على إدارة الموظفين، وأتمتة العمليات اليومية، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وتوفير الوقت والجهد.
أتمتة المبيعات
نوفر حلول أتمتة المبيعات لمساعدة الشركات على إدارة العملاء المحتملين، وأتمتة عمليات البيع، وتحسين المتابعة، وزيادة معدلات التحويل والإيرادات.
أتمتة المالية والمحاسبة
نوفر حلول أتمتة المالية والمحاسبة لمساعدة الشركات على إدارة العمليات المالية، وتقليل الأخطاء، وأتمتة المهام المحاسبية، وتحسين دقة التقارير.
تكامل وربط أنظمة الأعمال
نوفر خدمات تكامل وربط أنظمة الأعمال لربط البرامج المختلفة، وأتمتة تدفق البيانات، وتحسين كفاءة العمليات داخل الشركة.
جاهز تخلي علامتك التجارية لا تُنسى؟
احكِ لنا عن علامتك وأهدافك، وفريق وينك هيرجعلك بخطة مخصصة لك.
تواصل معنا