أتمتة الموارد البشرية

مشكلة إدارات الموارد البشرية ليست في الموظفين بل في الأعمال الورقية

أتمتة الموارد البشرية تلغي المعالجة اليدوية التي تستهلك أسبوع فريق الموارد البشرية: متابعة الموافقات، وإعادة إدخال بيانات الموظفين، وإعداد التقرير نفسه كل شهر.

طلب الإجازة الذي ينتقل عبر البريد الإلكتروني بلا مسؤول محدد ولا موعد نهائي. وكشف الحضور الذي يُنقل إلى الرواتب يدويًا ينقل معه كل خطأ كتابي إلى راتب أحد الموظفين.

هذا العمل لا يظهر إلا عند وقوع الخطأ، وهو أول ما يزاحم التوظيف والتدريب والحفاظ على الكفاءات.

ما الذي نؤتمته عبر دورة حياة الموظف

نؤتمت عمليات الموارد البشرية التي تتكرر مع كل موظف، من تقديم الطلب حتى تقييم الأداء السنوي.

• مسارات التوظيف ومتابعة المرشحين
• استقبال الموظفين الجدد، ويشمل تجميع المستندات وفتح الحسابات
• إدارة الحضور والانصراف والإجازات
• ربط الرواتب، بحيث تصل الساعات المعتمدة دون إعادة إدخال
• ملفات الموظفين وإدارة المستندات
• تقييم الأداء ومسارات الموافقات المنظمة
• إدارة التدريب والطلبات الداخلية
• الإشعارات التلقائية وتقارير الموارد البشرية

كيف يسير الطلب بعد الأتمتة

الطلب المؤتمت يسلك المسار نفسه في كل مرة دون متابعة من أحد.

• يقدّم الموظف طلبه من مدخل واحد
• يوجّه النظام الطلب إلى المعتمد الصحيح وفق سياسة الشركة
• يُرسل تنبيه تلقائي عند تأخر الموافقة
• تُحدَّث ملفات الموظفين والحضور تلقائيًا بعد الاعتماد
• تصل البيانات إلى الرواتب مطابقة وجاهزة

الفارق ليس في السرعة وحدها، بل في أن كل خطوة موثقة، فيصبح لأي استفسار بعد ستة أشهر إجابة واضحة.

الأنظمة التي ترتبط بها الخدمة

نربط أتمتة الموارد البشرية بالأنظمة التي تعمل بها شركتك بالفعل بدلًا من استبدالها.

• أنظمة ERP
• برامج الرواتب
• أنظمة الحضور وأجهزة البصمة
• المنصات السحابية وأدوات التواصل الداخلي
• أنظمة إدارة الأعمال

هذا الربط ينهي مشكلة الإدخال المزدوج، حيث تُسجَّل المعلومة نفسها في ثلاثة أماكن ثم تختلف قيمتها في كل منها.

ما الذي يتغير في الشركة

تتغير أربعة مؤشرات يستطيع المدير قياسها خلال أول دورة عمل.

• اكتمال الموافقات خلال ساعات بدل أيام
• اختفاء أخطاء الرواتب الناتجة عن النقل اليدوي
• بقاء بيانات الموظفين محدثة، فلا يتحول طلب الامتثال إلى مشروع
• انتقال وقت فريق الموارد البشرية من المعالجة إلى تطوير الكفاءات

لمن صُممت هذه الخدمة

تناسب أتمتة الموارد البشرية أي شركة تتكرر فيها العملية نفسها أكثر من مرات قليلة شهريًا.

يشمل ذلك فريقًا من ثلاثين موظفًا يديره شخص واحد مسؤول عن الموارد البشرية بالكامل، كما يشمل قوة عمل كبيرة موزعة على عدة فروع تحتاج إلى تطبيق السياسة نفسها في كل موقع.

الشركات التي تعمل بنظام الورديات أو التوظيف الموسمي أو تعدد الفروع تحقق الفائدة الأكبر، لأن المتابعة اليدوية تنهار في هذه الظروف أولًا.

ارتباط الخدمة ببقية عملياتك

أتمتة الموارد البشرية جزء من منظومة متصلة، وأثرها يزداد حين تُؤتمت العمليات المحيطة بها.

يشغّلها كثير من عملائنا مع أتمتة العمليات المالية والمحاسبية لتنتقل الإجازات والساعات الإضافية المعتمدة إلى الرواتب والتقارير دون تسليم يدوي ثانٍ.

وعندما تحتاج عقود الموظفين ووثائق السياسات إلى ضبط الإصدارات وصلاحيات الوصول، تغطي أتمتة إدارة المستندات هذه الطبقة، بينما تربط خدمة أتمتة الأعمال الإدارات ببعضها.

ماذا يحدث عند التواصل معنا

نبدأ بتوصيف عمليات الموارد البشرية القائمة لديك قبل اقتراح أي أتمتة.

يوضح هذا التوصيف الخطوات التي تتكرر، والخطوات المتوقفة على انتظار شخص، والخطوات التي لديها نظام بالفعل لكنه غير مرتبط.

ثم تحصل على مقترح يحدد مسارات العمل المطلوب أتمتتها، والأنظمة الواجب ربطها، وترتيب التنفيذ.